Best Way to Pick Up the Phone
ہر فون کال ایک موقع ہے۔ چاہے یہ ذاتی ہو یا پیشہ ور، آپ اس کا جواب کیسے دیتے ہیں اس سے فرق پڑتا ہے۔ اعتماد اور وضاحت کے ساتھ اپنا فون اٹھاو۔ دوستانہ، صاف آواز میں بات کریں۔ مواصلات کو بہتر بنانے کے لیے پس منظر کے شور سے پرہیز کریں۔
Maintain a Professional Tone
جب آپ کے فون کی گھنٹی بجتی ہے تو اسے جلدی سے جواب دیں۔ تین حلقوں میں جواب دینا بہتر ہے۔ بولنے سے پہلے مسکرائیں، یہ آپ کی آواز کے لہجے میں ظاہر ہوگا۔ دوستانہ سلام جیسے “ہیلو” یا “گڈ مارننگ” کے ساتھ شروع کریں۔
Avoid Common Mistakes
اپنے لہجے کو گرم رکھیں لیکن احترام کریں۔ اگر یہ کاروباری کال ہے تو اپنا نام اور تنظیم بتائیں۔ مثال کے طور پر، “یہ برائٹ ٹیک سے سارہ ہے۔” یہ پیشہ ورانہ مہارت کو ظاہر کرتا ہے اور فوری طور پر اعتماد پیدا کرتا ہے۔
Create a Quiet Environment
مت کہو “کیا؟” اتنی جلدی یا “ہاں؟” جب آپ جواب دیتے ہیں۔ یہ اچانک اور نامناسب آوازیں ہیں۔ اس کے بجائے، بولیں، “میں آپ کی مدد کیسے کر سکتا ہوں؟” یا “ہاں، میں بات کر رہا ہوں۔”
Use Caller ID Wisely
پس منظر کا شور برا تاثر دیتا ہے۔ جواب دینے سے پہلے کسی پرسکون جگہ پر جائیں۔ اگر آپ نہیں کر سکتے ہیں، تو معافی مانگیں اور واپس کال کرنے کی پیشکش کریں۔
Stay Focused on the Call
جواب دینے سے پہلے کال کرنے والے کی شناخت کی تصدیق کریں۔ اس سے آپ کو اپنے لہجے اور سلام کو ایڈجسٹ کرنے میں مدد ملتی ہے۔ اگر یہ نامعلوم ہے، تو آپ اب بھی شائستگی سے جواب دے سکتے ہیں۔ آپ کبھی نہیں جانتے کہ دوسرے سرے پر کون ہوسکتا ہے۔
Ending the Call Gracefully
بات کرتے وقت ملٹی ٹاسک کرنے سے گریز کریں۔ گفتگو پر توجہ دیں۔ یہ احترام کو ظاہر کرتا ہے اور کنکشن کے معیار کو بہتر بناتا ہے۔ فعال طور پر سنیں اور واضح جواب دیں۔
When You Can’t Answer۔
شائستگی سے کال ختم کریں۔ “فون کرنے کے لیے آپ کا شکریہ” یا “میں آپ سے جلد بات کروں گا” جیسے جملے استعمال کریں۔ واپس کال کرنے سے پہلے کال کرنے والے کے جواب کا انتظار کریں۔
Phone Etiquette in a Nutshell
مسڈ کالز کو وائس میل پر جانے دیں۔ ایک پیشہ ورانہ صوتی میل گریٹنگ سیٹ کریں۔ ہمیں بتائیں کہ آپ کون ہیں اور آپ کب واپس آئیں گے۔ مسڈ کالز کو فوری طور پر واپس کریں۔
مختصر ٹیلی فون آداب
تین حلقوں کے اندر جواب دیں۔
صاف اور شائستگی سے بات کریں۔
پس منظر کے شور سے بچیں۔
تیاری کے لیے کالر ID استعمال کریں۔
جلدی یا ملٹی ٹاسک نہ کریں۔
ایک تعریف کے ساتھ ختم کریں۔
Conclusion
کالوں کا صحیح طریقے سے جواب دینا احترام، پیشہ ورانہ مہارت اور تشویش کو ظاہر کرتا ہے۔ یہ مضبوط ذاتی اور کاروباری تعلقات استوار کرتا ہے۔ جب بھی آپ کے فون کی گھنٹی بجتی ہے تو اچھا تاثر دینے کے لیے ان تجاویز پر عمل کریں۔